Resmi Gazete için: https://www.resmigazete.gov.tr/

1.  Rollerin Tanıtılması: Bütün merkezler Taşınır Kayıt Yetkililerini, KBS kullanıcı yetkilendirme talep formu doldurarak, Araştırmalar Koordinatörlüğüne EBYS üzerinden iletmelidir. Taşınır kayıt yetkilileri tamamlandığında sadece değişiklik (ör. emeklilik, işten ayrılma vb.) olduğunda Araştırmalar Koordinatörlüğüne EBYS üzerinden bilgilendirme yapılmalıdır. Form için tıklayınız. 
   
2. Satın Alma İşlemleri: Merkezlerin harcama yapabileceği çeşitli bütçeler vardır: Ör. TÜBİTAK Projesi, AB Projesi, DSİM projesi, Diğer Merkezler Bütçesi gibi. Bütçe kaynağından bağımsız olarak, bir merkez adına yapılan bütün satın alma işlemlerinin merkez Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından bilinmesi gerekmektedir. Satın alma işlemi sırasında Diğer Merkezler bütçesi kullanıldı ise Araştırmalar Koordinatörüne, merkez üzerinden yürütülen başka herhangi bir proje bütçesi kullanıldı ise proje yürütücüsüne kontrole ve imzaya sunulmalıdır.
3. Devir alma İşlemleri: Bütçe kaynağından bağımsız olarak, bir merkez adına alınan her kalem (sarf ve demirbaş) merkez deposuna devralınır. Bu işlem her merkezin Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından gerçekleştirilir ve sonra Merkez Müdürüne kontrole sunulmalıdır.
• BAP Diğer Merkezler Depodan Devralma İşlemleri: Özellikle Özel Kalem (Rektörlük) Kurum Adı altından işlem yapılan alımlarda, alınan kalem ortak olan BAP Diğer Merkezler deposuna düşmektedir. Bu nedenle böylesi kalemlerin muhasebe işlemleri tamamlanır tamamlanmaz işlem yapan merkezin deposuna (devretme) devir alınması çok önemlidir. Bu işlem her merkezin Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından gerçekleştirilir. Adımlar için tıklayınız.
4. Tüketim İşlemleri: Demirbaş olarak satın alınan her kalem kullanıcısına zimmetlenir.* Sarf malzemeler ise kullanıldıkça tüketim kaydı alınır. Bu işlem her merkezin Taşınır İstek Yetkilisi tarafından başlatılmalı ve Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından onaylanarak, Merkez Müdürüne kontrole sunulmalıdır. 
5. Devretme İşlemleri: Birimler-arası ve/veya kurumlar-arası her türlü sarf veya demirbaş devretme işlemi her merkezin Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından gerçekleştirilir. Birimler-arası devretme işlemlerinin kontrolü sadece Merkez Müdürünce, kurumlar-arası devretme işlemlerinin kontrolü Merkez Müdürünce gerçekleştirilir ve Araştırmalar Koordinatörüne imzaya sunulur. 
6. Kamu İdareleri Arasında Taşınır Devri: Kayıtlara alınış tarihi itibarıyla beş yılı tamamlanmış ve idarece kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırlar, bu taşınıra ihtiyaç duyan idarelere bedelsiz devredilebilir. Çalışır durumda olan ürünler için kayıttan düşme işlemi yerine öncelikle okullara bedelsiz devir işlemi gerçekleştirilmelidir. Diğer kurumlara devir işlemleri Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından oluşturulur, Merkez Müdürünce kontrolü sağlanır ve Araştırmalar Koordinatörünce imzalanır. Adımlar için tıklayınız.
7. Kayıttan Düşme İşlemleri: Taşınırın kaybolma, çalınma ve fire gibi herhangi bir nedenle yok olması veya yıpranma, kırılma ve bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi durumunda Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından kayıttan düşme teklif tutanağı oluşturulur. Tutanak, kayıtlardan düşülmesini sağlamak amacıyla üç nüsha olarak düzenlenir ve bütçe sınırları doğrultusunda Merkez Müdürü veya Araştırmalar Koordinatörü tarafından onaylanır. Adımlar için tıklayınız.
8. Yıl Sonu Depo Sayım İşlemleri: Yıl sonu işlemlerinin yapılabilmesi için ilk olarak her merkezin kendi deposunun giriş-çıkışlarının tamamlanması (BAP Diğer Merkezler ve DSİM depolarından ilgili merkezin deposuna devretme işlemleri dahil) gerekmektedir. Daha sonra, ilgili merkezde Merkez Müdürünün oluşturacağı sayım kurulu ile düzgün bir şekilde depo sayımı yapılır, merkezin ambarına ait sayım tutanakları oluşturulur ve imza altına alınır. Bu evrakların, Sayıştay Başkanlığı'nın talep etmesi halinde ibraz edilmek üzere merkezlerde arşivlenmesi gerekmektedir. Bu işlemler her yılın son iş gününe kadar tamamlanmalıdır. Adımlar için tıklayınız.
9. Yıl Sonu Kapatma İşlemleri: Her merkezin kendi deposunun sayımı gerçekleştirildikten sonra, bütün merkezlerin yıl sonu kapanış işlemleri ortak bir işlemdir. Bu ortak işlemler deneyimli taşınır kayıt yetkililerimizden oluşturulan bir çalışma grubu tarafından gerçekleştirilmektedir (Çalışma grubu ve sorumlulukları aşağıda detaylandırılmıştır). Bu işlemler sonucu taşınır ve muhasebe kayıtlarının denk çıkması zorunludur. Dolayısıyla, ancak yukarıdaki maddelerde tanımlanan işlemlerin her merkezin taşınır kayıt yetkilisi tarafından sağlıklı bir şekilde yürütülmesi halinde yıl sonu kapatma işlemleri sorunsuz tamamlanabilmektedir. 

Taşınır Kayıt İşlemlerindeki Kontrol ve İmza Süreci

 Diğer Merkezlerin ilgili yetkililerinin takip etmesi gereken taşınır kayıt işlemlerinin kontrol ve imza süreci aşağıdaki sırayı izlemektedir. 

Her merkezin kendi bünyesinde yürüttüğü projelerin harcama yetkilileri farklı olabilmekte, “Diğer Merkezler”in taşınır kayıt işlemlerinin harcama yetkilisi ile merkezlerin projelerinin harcama yetkilileri karıştırılmamalıdır.

   Önemli Hususlar

1.  Taşınır kayıt işlemleri Taşınır Mal Yönetmeliğine göre büyük önem arz etmektedir ve ihmal edilemez işlemlerdir.
2. Her merkezin Merkez Müdürü tarafından belirlenmiş bir taşınır kayıt yetkilisi görevini düzenli bir şekilde yerine getirmelidir. Bütün taşınır işlemlerinin Merkez Müdürünün bilgisi dahilinde olması önemlidir.
3. Taşınır kayıt işlemlerinin yapıldığı sistemler (ör. MYS, KBS, DMİS vb.) üzerinden kullanılan şifreler kişiye özeldir ve 3. şahıslarla paylaşılması çok sakıncalıdır.
4. Yukarıda tanımlanan rollere yukarıda tanımlanan işlemleri gerçekleştirebilecek kişilerin görevlendirilmesi önem arz etmektedir. Yasal mesuliyetin evraklara imza atan kişilerde olduğu unutulmamalıdır.
5. Kayıttan düşme yerine çalışır durumdaki malzemelerin okullara devredilmesi teşvik edilmelidir.
6. Kişilere, ortak kullanıma dayanıklı taşınır verilmesi işlemleri ve tüketim işlemleri zamanında yapılmalı, depo her daim düzenli ve sayıma hazır tutulmalıdır.
7. Zimmetleme sırasında ilgili demirbaşın belirleyici özellikleri dikkatle kayda alınmalıdır. Zimmetlenen kişinin ayrılması halinde aynı belirleyici özelliklere sahip demirbaşın teslim alındığından emin olunmalıdır.

Dönüşüm Modeline Göre İlgili Yılda Görev Yapan Taşınır Kayıt Yetkililerinin Yapması Gereken İşlemler:

Yıl sonu kapanış işlemleri sırasında yıllar içinde yaşanan çeşitli aksaklıkları göz önüne alarak yapılan çalışmalar doğrultusunda, kapanış işlemleri hakkında farkındalığı artırmanın, kapanış işlemlerini kurumsallaştırmanın ve bu işlemlerin sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri arasında eşit paylaştırmanın önemi ortaya çıkmıştır. Bu bağlamda, birimler-arası beraber çalışma alışkanlığını geliştirerek hataların azaltılmasına ve özellikle Diğer Merkezler yıl sonu kapanış işlemlerinin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesine hizmet edecek bir çalışma grubu oluşturulmuştur. Çalışma grubunun listesi, görev paylaşım modeli ve sorumlulukları için tıklayınız.