Ana içeriğe atla

Merkezlerde Yıl Boyunca Yapılması Gereken Taşınır Kayıt İşlemi

İDARİ VE MALİ SÜREÇLER

Taşınır Kayıt, Envanter ve Depo İşlemleri

Mevzuat ve Yetkilendirme

i

BİLGİLENDİRME: Bu sayfa sürekli gelişmekte olan ve değişebilen bilgiler içermektedir. Lütfen düzenli takip ediniz.

Son Güncelleme Tarihi: 14 Ocak 2026

Yasal Dayanak

Yapılacak işlemler konusunda Taşınır Mal Yönetmeliği temel alınmalı ve madde değişikliği durumunda Resmî Gazete takip edilmelidir.

Rollerin Tanıtılması

Bütün merkezler KBS'de Taşınır Kayıt Yetkilisi tanımlamak istediğinde, KBS kullanıcı yetkilendirme talep formu doldurarak Araştırmalar Koordinatörlüğü'ne iletmelidir. Taşınır kayıt yetkilileri görevden ayrıldığında bilgi verilmelidir.

KBS Formunu İndir

Taşınır Kayıt İşlem Adımları

1

Satın Alma İşlemleri

Merkezlerin harcama yapabileceği çeşitli bütçeler vardır: Ör. TÜBİTAK Projesi, AB Projesi, DSİM projesi, Diğer Merkezler Bütçesi gibi. Bütçe kaynağından bağımsız olarak, bir merkez adına yapılan bütün satın alma işlemlerinin Merkez Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından bilinmesi gerekmektedir.

  • Satın alma işlemi sırasında Diğer Merkezler bütçesi kullanıldı ise Araştırmalar Koordinatörü'ne kontrole sunulmalıdır.
  • Merkez üzerinden yürütülen başka herhangi bir proje bütçesi kullanıldı ise proje yürütücüsüne kontrole ve imzaya sunulmalıdır.
2

Devir Alma ve BAP Depo İşlemleri

Bütçe kaynağından bağımsız olarak, bir merkez adına alınan her kalem (sarf ve demirbaş) merkez deposuna devralınır. Bu işlem her merkezin Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından gerçekleştirilmeli ve sonrasında Merkez Müdürü'ne kontrole sunulmalıdır.

Önemli: Özellikle Özel Kalem (Rektörlük) adı altından işlem yapılan alımlarda, alınan kalem ortak olan BAP Diğer Merkezler deposuna kaydedilmektedir. Bu nedenle, böylesi kalemlerin muhasebe işlemleri tamamlanır tamamlanmaz işlem yapan merkezin deposuna devir alınması çok önemlidir.

İşlem Adımlarını İncele

3

Tüketim İşlemleri

Demirbaş olarak satın alınan her kalem kullanıcısına zimmetlenir. Sarf malzemeler ise kullanıldıkça tüketim kaydı alınır. Bu işlem her merkezin Taşınır İstek Yetkilisi tarafından başlatılmalı ve Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından onaylanarak Merkez Müdürü'ne kontrole sunulmalıdır.

4

Devretme ve Kamu İdareleri Arası Devir

Birimlerarası ve/veya kurumlararası her türlü sarf veya demirbaş devretme işlemi her merkezin Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından gerçekleştirilir.

  • Birimlerarası: Kontrol sadece Merkez Müdürünce yapılır.
  • Kurumlararası: Kontrol Merkez Müdürünce yapılır ve Araştırmalar Koordinatörü'ne imzaya sunulur.

Kamu İdareleri Arasında Devir: Kayıtlara alınış tarihi itibarıyla beş yılı tamamlanmış ve idarece kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırlar, bu taşınıra ihtiyaç duyan kamu kurumlarına bedelsiz devredilebilir. Çalışır durumda olan ürünler için kayıttan düşme işlemi yerine öncelikle okullara bedelsiz devir işlemi gerçekleştirilmelidir.

Adımları İncele

5

Kayıttan Düşme İşlemleri

Taşınırın kaybolma, çalınma vb. nedenlerle yok olması veya yıpranma, kırılma ve bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi durumunda Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından kayıttan düşme teklif tutanağı oluşturulur. Tutanak, üç nüsha olarak düzenlenir ve bütçe sınırları doğrultusunda Merkez Müdürü veya Araştırmalar Koordinatörü tarafından onaylanır.

Adımları İncele

6

Yıl Sonu Depo Sayım ve Kapatma

Yıl sonu işlemlerinin yapılabilmesi için ilk olarak her merkezin kendi deposunun giriş-çıkışlarının tamamlanması gerekmektedir. Daha sonra, ilgili merkezde Merkez Müdürü'nün oluşturacağı sayım kurulu ile yerinde depo sayımı yapılır, sayım tutanakları oluşturulur ve imza altına alınır. Bu evraklar merkezlerde arşivlenmelidir.

Kapatma: Her merkezin sayımı bittikten sonra yapılan ortak işlemdir. Yıl bazında görevlendirilen Taşınır Kayıt Yetkilileri tarafından yapılır. Bu işlemler sonucu taşınır ve muhasebe kayıtlarının denk çıkması zorunludur.

DİKKAT: Bu işlemler her yılın son iş gününe kadar tamamlanmalıdır.

Adımları İncele

Kontrol ve İmza Süreci

Taşınır kayıt işlemlerinde izlenmesi gereken yetki ve hiyerarşi akışı aşağıda belirtilmiştir.

Diğer Merkezler Harcama Yetkilisi Prof. Dr. Halil Mecit Öztop
Merkezlerin Projelerinin Harcama Yetkilileri Merkez Müdürleri / Proje Yürütücüsü
Taşınır Kontrol Yetkilisi Diğer Merkezler Harcama Yetkilisi tarafından belirlenir.
Taşınır Kayıt Yetkilisi Merkez Müdürünce belirlenir. Aynı zamanda Depo Sorumlusudur.
İstek Birim Yetkilisi Taşınır Kayıt Yetkilisi belirler. Her merkez için bir kişi gereklidir.
i

Not: “Diğer Merkezler”in taşınır kayıt işlemlerinin harcama yetkilisi Araştırmalar Koordinatörü olup, merkez projelerinin harcama yetkilileri karıştırılmamalıdır. Merkez Projelerinin Harcama Yetkilisi proje yürütücüsüdür.

Önemli Hususlar ve Destekleyici Belgeler

Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Taşınır kayıt işlemleri Taşınır Mal Yönetmeliği'ne göre büyük önem arz etmektedir ve ihmal edilemez işlemlerdir.
  • Her merkezin Merkez Müdürü tarafından belirlenmiş bir taşınır kayıt yetkilisi görevini düzenli bir şekilde yerine getirmelidir.
  • Bütün taşınır işlemleri Merkez Müdürü'nün bilgisi dahilinde olmalıdır.
  • Güvenlik: Taşınır kayıt işlemlerinin yapıldığı sistemler (ör. MYS, KBS, vb.) üzerinden kullanılan şifreler kişiye özeldir ve 3. şahıslarla paylaşılması çok sakıncalıdır. Yasal mesuliyetin evraklara imza atan kişilerde olduğu unutulmamalıdır.
  • Kayıttan düşme yerine çalışır durumdaki malzemelerin okullara devredilmesi teşvik edilmelidir.
  • Kişilere, ortak kullanıma dayanıklı taşınır verilmesi işlemleri ve tüketim işlemleri zamanında yapılmalı, depo her daim düzenli ve sayıma hazır tutulmalıdır.
  • Zimmetleme sırasında ilgili demirbaşın belirleyici özellikleri dikkatle kayda alınmalıdır. Zimmetlenen kişinin ayrılması halinde aynı belirleyici özelliklere sahip demirbaşın teslim alındığından emin olunmalıdır.
Son güncelleme